Seus dados merecem
o mesmo cuidado que suas pessoas.

O que é o Podexa

Um serviço on-line para pequenas empresas brasileiras organizarem o RH: a agenda de prazos trabalhistas (férias, 13º, FGTS, fim de experiência), o cadastro da equipe, lembretes por e-mail e, no plano Completo, rotinas, documentos, ponto e assistente. A folha de pagamento e o envio ao eSocial continuam com o contador da empresa. Ele funciona no site e nos aplicativos para Android e iPhone, com a mesma conta e os mesmos dados.

Quem é responsável

Para os dados da sua conta (nome, e-mail, acesso e pagamento), o responsável (controlador) é o Podexa, no Brasil.

Os dados da equipe que uma empresa cadastra (colaboradores, atestados, contratos) pertencem a essa empresa, que é a controladora deles. Nós os tratamos apenas para prestar o serviço a ela, como operadores, seguindo as instruções da empresa e este aviso.

Canal de privacidade: privacidade@telanas.com.br, ou dentro da plataforma em Suporte, com o assunto “Seus dados”.

Que dados tratamos e para quê

Conta. Nome, e-mail e, se você entrar com o Google ou com a Apple, o identificador da sua conta nesse serviço. Servem para criar a conta, identificar você, manter a sessão e enviar as mensagens do serviço. Base legal: execução do contrato (LGPD, art. 7º, V).

Empresa e equipe. Nome da empresa, CNPJ, cidade e contador; de cada pessoa da equipe, o nome, a data de entrada e, se a empresa informar, cargo, salário, contato, férias, ausências e documentos. Servem para calcular prazos e organizar as rotinas que a empresa pede. Atestados são dados de saúde: ficam criptografados, só o titular da conta e os administradores abrem, e cada abertura fica registrada. Não pedimos diagnóstico nem CID.

Pagamentos. No plano Completo, a razão social, o CNPJ e o e-mail de cobrança, além dos identificadores, valores, datas e situação de cada cobrança. Servem para manter o plano e cumprir obrigações fiscais (LGPD, art. 7º, II e V). Os dados do cartão são digitados nas páginas do Asaas e nunca passam por nós.

Segurança e suporte. Registros de acesso (data, forma de entrada, código pedido ou recusado, navegador ou aparelho de forma genérica e o IP da conexão), os dias e o número de visitas em que a conta foi usada, um aviso por e-mail quando um navegador ou um aparelho novo entra na sua conta e registros de falhas sem conteúdo de formulários. IPs que abusam do serviço (pedidos em excesso, por exemplo) podem ser bloqueados por um tempo. Servem para proteger as contas, atender o suporte e manter o serviço funcionando; só a equipe de administração vê esses registros. Base legal: legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX).

Dados de usuário do Google

Entrar com o Google é opcional: também dá para entrar com um código enviado por e-mail. Quando você escolhe o Google, pedimos só as permissões básicas openid, email e profile.

• O que recebemos: o identificador da sua conta Google, o seu nome, o seu endereço de e-mail e a confirmação de que ele foi verificado. Não pedimos nem acessamos Gmail, Drive, Agenda, contatos, fotos ou qualquer outro dado da sua conta Google. Não guardamos a foto do perfil nem os tokens de acesso do Google: eles são usados uma única vez, no momento da entrada, e descartados.
• Para que usamos: criar e identificar a sua conta, manter você conectado e enviar as mensagens do serviço (código de entrada, aviso de acesso por um navegador ou aparelho novo e, se você quiser, o resumo semanal). Nada além disso.
• Onde guardamos: no nosso banco de dados no Brasil (Amazon Web Services, São Paulo), com conexões cifradas e acesso restrito.
• Com quem compartilhamos: o endereço de e-mail vai apenas ao serviço que entrega as nossas mensagens (Resend). Não vendemos, não alugamos e não transferimos dados de usuário do Google a terceiros, não os usamos para publicidade e não os usamos para treinar, desenvolver ou alimentar modelos de inteligência artificial.
• Por quanto tempo e como apagar: enquanto a sua conta existir. Você exclui a conta em Configurações → Conta e dados (passo a passo); tudo é apagado de forma definitiva 30 dias depois (as cópias de segurança cifradas, em até 35 dias). Você pode remover o acesso do Podexa à sua conta Google a qualquer momento em myaccount.google.com/permissions, ou pedir a exclusão pelo canal de privacidade.

Podexa's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Aplicativos para Android e iPhone

Os aplicativos usam a mesma conta e os mesmos dados do site, com as mesmas regras acima. O que só existe neles:

• Identificador da instalação. Cada instalação cria um código aleatório, sem ligação com o número do aparelho nem com você fora do Podexa. Ele identifica a sessão do aplicativo e nos permite avisar por e-mail quando a conta entra em um aparelho novo, como fazemos com navegadores. A sessão do aplicativo dura 30 dias sem uso e no máximo 180 dias; sair, “Sair de todos os aparelhos” ou excluir a conta a encerra antes.
• Notificações. Se você permitir notificações, guardamos o endereço de entrega (token) que o Google (Firebase Cloud Messaging, no Android) ou a Apple (Apple Push Notification service, no iPhone) dá àquela instalação, com a plataforma e a versão do aplicativo. Google e Apple são operadores dessa entrega, com servidores fora do Brasil (Estados Unidos e outros países): uma transferência internacional (LGPD, art. 33) limitada a esse endereço e ao texto do aviso, que nunca traz nomes, saúde nem valores, só diz que algo chegou e onde abrir. O registro do aparelho dura o mesmo que a sessão que o criou e some com ela; você desliga as notificações em Configurações → Notificações, no próprio aplicativo, ou nas configurações do aparelho.
• Entrar com o Google ou com a Apple. Entrar com o Google funciona como no site. No iPhone também dá para entrar com a Apple: recebemos o identificador da sua conta Apple, o seu nome (só na primeira vez) e o e-mail que você escolher mostrar. Se escolher “Ocultar meu e-mail”, a Apple cria um endereço de repasse (@privaterelay.appleid.com), que passa a ser o e-mail da sua conta: as mensagens do serviço vão por ele e você entra no site com um código enviado a ele. Não recebemos a sua senha nem outros dados da conta Apple.
• Aparelho e sistema. Cada pedido do aplicativo informa a plataforma, a versão do aplicativo e, de forma genérica, o modelo do aparelho e a versão do sistema. Servem para adaptar as respostas, pedir a atualização quando uma versão antiga deixa de funcionar e descrever o acesso nos avisos de segurança (“Android 15”, por exemplo).
• Fotos, arquivos, câmera e microfone. O aplicativo só acessa a foto ou o arquivo que você escolhe enviar (um atestado, um holerite, uma planilha). A câmera abre só quando você toca em “Tirar foto”, e o microfone só enquanto você grava em “Falar” para ditar a equipe; a gravação é lida uma vez, como descrito em “Com quem compartilhamos”, e não é guardada. Ele não lê a galeria nem outros arquivos e não pede localização nem contatos.
• Bloqueio com digital ou rosto. Opcional. Quem confere a digital ou o rosto é o próprio aparelho: o aplicativo só fica sabendo se a conferência deu certo, e nada disso chega até nós.
• Equipe e agenda sem internet. Opcional e desligado até você ligar em Configurações → Conta e dados. Guarda no aparelho, cifrados, o nome e o cargo de cada pessoa e os próximos 60 dias da agenda, para você consultar sem conexão. Salários, documentos e dados de saúde nunca ficam no aparelho. A cópia é apagada quando você desliga a opção ou sai da conta, e uma cópia com mais de 30 dias não é usada.
• Falhas. Quando o aplicativo falha, ele pode nos enviar um relatório com o tipo da falha, a versão do aplicativo e do sistema e a sequência de código envolvida, sem textos digitados, nomes ou outros dados pessoais. Esses relatórios seguem o prazo dos demais registros de falhas, abaixo.
• Sem rastreamento e sem publicidade. Os aplicativos não têm anúncios, não usam identificadores de publicidade e não têm ferramentas de terceiros que acompanhem você em outros aplicativos ou sites.

Os aplicativos não vendem planos: o plano é escolhido pelo titular da conta, no site. Para excluir a conta ou só o seu acesso pelo aplicativo, veja como excluir a conta e os dados.

Empresas que podemos contatar

Para oferecer o Podexa a pequenas empresas, usamos dados públicos de empresas: o cadastro de CNPJ que a Receita Federal publica como dados abertos (nome, atividade, porte, data de abertura, endereço, telefone e e-mail cadastrados e o nome dos sócios pessoas físicas, nunca o CPF) e o site da própria empresa, lido uma vez por um robô identificado (saiba como funciona).

Usamos esses dados só para apresentar o serviço por mensagem, ligação ou e-mail, sempre dizendo onde encontramos o contato. Base legal: legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX, e art. 10). Não vendemos nem repassamos esses dados. A nossa cópia do cadastro público é substituída todo mês pela versão mais recente da Receita, então empresas que fecham ou mudam de contato saem na troca. Contatos que nunca responderam são apagados depois de 18 meses sem atualização, e negociações encerradas, depois de 24 meses.

Para não ser mais contatado, responda à mensagem com "SAIR" ou escreva para privacidade@telanas.com.br: apagamos os dados da empresa e guardamos só um código que impede que ela volte para a nossa lista.

Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais e não usamos publicidade nem rastreadores de terceiros. Compartilhamos apenas o necessário com os serviços que fazem o Podexa funcionar:

• Amazon Web Services: servidores e cópias de segurança cifradas, em São Paulo.
• Resend: entrega dos e-mails (o endereço do destinatário e a mensagem).
• Google: entrada com a conta Google, quando você escolhe, e a entrega das notificações do aplicativo para Android (Firebase Cloud Messaging), fora do Brasil.
• Apple: entrada com a conta Apple, quando você escolhe, e a entrega das notificações do aplicativo para iPhone (Apple Push Notification service), fora do Brasil.
• Asaas: cobranças do plano Completo.
• Quando ativado: OpenRouter, somente com provedores que não guardam nem treinam com os dados. Em qualquer plano, para ler a lista da equipe que você envia (planilha, PDF, foto ou gravação de voz) quando ela não é uma tabela simples; nada disso é guardado. No plano Completo, também para o assistente e as leituras de documentos (nos textos, nomes viram “Pessoa 1” e CPF e contatos são mascarados; assuntos de saúde nunca são enviados). Quando ativados: Twilio, para avisos por WhatsApp, e Clicksign, para assinaturas.

Também podemos fornecer dados quando a lei ou uma autoridade competente exigir. O Podexa não envia nada ao eSocial nem a outros órgãos do governo.

Onde ficam e por quanto tempo

O banco de dados e as cópias de segurança ficam no Brasil. Guardamos os dados enquanto a conta existir. Códigos de entrada valem por 10 minutos. Registros de acesso ficam por 90 dias; os dias e visitas de uso, por 180 dias; bloqueios de IP, até 30 dias depois de terminarem. Registros de falhas ficam por até 30 dias e os IPs ligados a eles por até 7 dias. Sessões dos aplicativos duram 30 dias sem uso e no máximo 180 dias, e o registro de cada aparelho para notificações dura o mesmo que a sessão que o criou. Registros de cobrança ficam pelo prazo da legislação fiscal.

Quando o titular exclui a conta (Configurações → Conta e dados, no site ou no aplicativo; passo a passo), a empresa é encerrada na hora: ninguém mais entra, os links enviados à equipe e ao contador param de funcionar e a assinatura, se houver, é cancelada. Trinta dias depois, todos os registros da empresa são apagados de forma definitiva, e também a conta de quem só participava dela; as cópias de segurança cifradas são substituídas em até 35 dias. Antes de excluir, exporte o histórico: documentos trabalhistas têm prazos legais de guarda que são da empresa.

Quem participa de uma empresa sem ser o titular exclui o próprio acesso no mesmo lugar (“Excluir meu acesso”): a pessoa deixa a empresa na hora, os registros da empresa continuam com ela e a conta da pessoa é excluída quando não há outra empresa.

Cookies

Um cookie de sessão, necessário para você continuar conectado. Um cookie que reconhece o navegador por até 400 dias, para avisarmos quando a conta for acessada de um navegador novo; dele guardamos só um resumo criptográfico. Quando a medição de uso está ligada, um identificador aleatório de até 24 horas conta etapas da jornada, sem gravar telas nem o que é digitado, e respeita os sinais Do Not Track e Global Privacy Control do navegador. Os aplicativos não usam cookies: a sessão fica no cofre de chaves do próprio aparelho.

Seus direitos

Você pode pedir a confirmação de que tratamos seus dados, o acesso a eles, a correção, a anonimização ou eliminação do que for desnecessário, a portabilidade, informações sobre com quem compartilhamos e a revisão de decisões automatizadas (LGPD, arts. 18 e 20). Muita coisa você faz sozinho: corrigir dados em Configurações, exportar tudo e excluir a conta. Para o resto, escreva ao canal de privacidade; respondemos em até 15 dias. Se o pedido for sobre dados da equipe de uma empresa, encaminhamos à empresa, que é a responsável por eles. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Segurança

Conexões cifradas, separação dos dados de cada empresa no próprio banco de dados, acesso por perfil de permissão, registros de auditoria das ações relevantes e criptografia dos atestados. Nenhum sistema é infalível: se um incidente puder trazer risco relevante a você, avisaremos você e a ANPD.

Privacy Policy — English summary

Podexa is a web application, with Android and iOS apps, that helps small Brazilian businesses organize HR deadlines (vacations, end of probation, 13th salary, FGTS, payroll dates) for their own employees. Podexa is the controller of account data, in Brazil. Contact: privacidade@telanas.com.br.

Data we collect: account data (name, e-mail and, with Google Sign-In or Sign in with Apple, your account identifier at that provider); company and employee records that the business enters; billing records for paid plans; and security logs. Employee records belong to the business that enters them; we process them only to provide the service.

Google user data: with Google Sign-In we request only the openid, email and profile scopes and receive your Google account identifier, name and verified e-mail. We use them only to create and identify your account, keep you signed in and send service messages. We do not access Gmail, Drive, Calendar, contacts or photos, we do not store Google access or refresh tokens, we never sell or share Google user data, and we never use it for advertising or to train or run AI models. Podexa does not generate, edit or analyze images of people and does not use Google APIs for any generative AI. Our use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Mobile apps: each install creates a random identifier that names the app session (30 days from last use, 180 at most). If you allow notifications, we store the delivery token that Firebase Cloud Messaging (Google) or the Apple Push Notification service (Apple) assigns to the install; Google and Apple process that delivery outside Brazil, and the notification text never carries names, health or amounts. Requests carry the app version, platform, device model and OS version. The app accesses only the photos and files you pick, the camera when you take a photo and the microphone while you dictate your team (read once, never stored). An optional fingerprint or face lock stays on the device, and an optional encrypted copy of your team's names and roles and the next 60 days of the agenda can be kept on the phone for offline reading. Crash reports contain no personal data. The apps have no advertising, no advertising identifiers and no third-party tracking. Sign in with Apple may give us an Apple private relay address instead of your e-mail.

Sharing: only with the providers that run the service (Amazon Web Services in São Paulo for hosting and encrypted backups, Resend for e-mail delivery, Google for sign-in and Android notifications, Apple for sign-in and iPhone notifications, Asaas for payments, and, only when enabled, OpenRouter with zero-retention providers, Twilio and Clicksign), or when required by law. We do not sell personal data.

Retention and deletion: data is kept while the account exists. Owners can delete the account in Settings, in the app or on the website; all company data is permanently erased 30 days later and encrypted backups within 35 days. Other members can remove their own access there ("Excluir meu acesso"). Step by step: /conta/excluir. You can revoke Google access at myaccount.google.com/permissions and exercise your rights under Brazil's LGPD (access, correction, deletion, portability) by writing to the contact above; we answer within 15 days.

Outras informações

O Podexa é feito para empresas e não se destina a menores de 18 anos. Quando este aviso mudar de forma relevante, avisaremos por e-mail ou dentro da plataforma. Referência legal: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — Lei nº 13.709/2018.